De nieuwe Europese Privacywetgeving (General Data Protection Regulation of kortweg GDPR) is vanaf 25 mei 2018 van kracht.

Als organisatie moet je vanaf mei 2018 kunnen aantonen welke persoonsgegevens je verzamelt, hoe je deze data gebruikt en hoe je ze beveiligt.

Ook de pastorale eenheid Sint-Menas Tessenderlo-Ham dient deze wetgeving te respecteren vooral wat betreft het bijhouden van data van personen, het publiceren van tekst en foto’s in Kerk&leven en op de website van de pastorale eenheid. Teksten dienen de naam van de schrijver onderaan te vermelden en foto’s kunnen enkel gepubliceerd worden met copright (naam van fotograaf vermelden).

Al de data doorgegeven aan de pastorale eenheid St.-Menas Tessenderlo-Ham worden bewaard en gebruikt voor de daartoe opgegeven doeleinden en worden niet verder gegeven aan derden tenzij anders met de betrokkenen overeengekomen.

Iedere betrokkene wordt gevraagd de privacyverklaring te tekenen die opgesteld werd in de pastorale eenheid Sint-Menas Tessenderlo-Ham. Deze documenten worden beveiligd bewaard in het secretariaat van de pastorale eenheid.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring meer informatie wenst te bekomen over hoe wij uw persoonsgegevens concreet verwerken, kan u contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:

Contactgegevens van de verantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming:

Verantwoordelijke gegevensbescherming

Werner Fierens o.praem.

Abdijstraat 1,     3271 Zichem

013 78 04 20

w.fierens@abdijaverbode.be

Verwerker en bewaarder van de persoonsgegevens:

Secretariaat Ham

Dorpsstraat 21a,    3945 Ham

013/66 11 44

par3945@skynet.be

Secretariaat Tessenderlo

Markt 20,    3980 Tessenderlo

013/66 17 10

parochie3980@gmail.com

Functionaris voor de gegevensbescherming:

De secretaris-generaal van de Bisschoppenconferentie van België

Adres: Interdiocesaan Centrum vzw, Guimardstraat 1, 1040 Brussel

Tel: 02/507 05 93
E-mail: ce.belgica@interdio.be

Toezichthoudende autoriteit:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: 02/274 48 00
E-mail: commission@privacycommission.be

Artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalt dat verwerkingen waaruit religieuze overtuigingen blijken, in principe verboden zijn. Het verbod wordt opgeheven onder de volgende voorwaarden:

• als de verwerking wordt uitgevoerd door een stichting, vereniging of andere non-profitorganisatie die een religieus doelnastreeft in het kader van haar legitieme activiteiten;
• op voorwaarde dat de verwerking uitsluitend betrekking heeft op leden, voormalige leden of personen die regelmatig contact onderhouden met de organisatie in verband met haar doelstellingen;
• dat de gegevens niet buiten deze organisatie worden gecommuniceerd zonder toestemming van de betrokken personen.

 

Artikel 91 van de AVG bepaalt dat kerken, verenigingen of religieuze gemeenschappen die vanaf 24 mei 2016 uitgebreide regels betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met verwerking toepassen, dezelfde regels mogen blijven toepassen op voorwaarde dat ze aangepast worden aan deze verordening.

Kerken, religieuze verenigingen of gemeenschappen zijn onderworpen aan de controle van een onafhankelijke toezichthoudende autoriteit.

De lidstaten moeten een of meer toezichthoudende autoriteiten oprichten. Deze toezichthoudende autoriteiten zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de toepassing van de verordening.

Het Belgisch Staatsblad publiceerde op 10 januari 2018 de wet van 3 december 2017 betreffende de oprichting van de gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze gegevensbeschermingsautoriteit vervangt de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

 

Bisdommen moeten zich houden aan de bepalingen van de verordening en in het bijzonder aan de artikelen 9 en 91

1. De pastoor of deken is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hij

• moet zijn identiteit bekend maken aan de betrokken persoon (zijn contactgegevens meedelen). De ‘betrokken persoon’ is de natuurlijke persoon die in leven is van wie de persoonsgegevens verwerkt worden;
• moet de ‘betrokken persoon’ op de hoogte brengen van het doel van de verwerking en van zijn rechten (toegang tot de gegevens, recht om deze te laten corrigeren, om de gegevens te laten bijwerken, de gegevens te laten verwijderen, of de link te verwijderen);
• kan alleen de gegevens opvragen die nodig zijn voor het doel;
• moet de vertrouwelijkheid en veiligheid van de gegevens waarborgen;
• mag de gegevens niet langer bewaren dan voorzien is voor het doel.

De persoonsgegevens opgenomen in de parochieregisters worden ad vitam aeternam bewaard.

 

2. Om de gegevens te verzamelen, moet de toestemming van de betrokkene worden verkregen en ook moet de betrokken persoon zijn toestemming geven indien de verzamelde gegevens aan een derde (al dan niet verplicht) worden doorgegeven.

Toestemming van de betrokkene is niet vereist wanneer er een wettelijke basis is voor de verwerking van de persoonsgegevens, zoals b.v. een arbeidsovereenkomst of een wettelijk statuut. 

 

3. De functionaris voor gegevensbescherming(artikel 37 1. c  van de AVG)

De verantwoordelijke voor de verwerking wijst een functionaris voor gegevensbescherming aan wanneer de kernactiviteit van de verantwoordelijke voor de verwerking bestaat uit grootschalige verwerking van gegevens waaruit religieuze overtuigingen blijkt.

De gegevensbeschermingsfunctionaris wordt aangesteld op basis van zijn professionele kwaliteiten, zijn kennis van de wet en de gegevensbeschermingspraktijken.

Voor de Kerk in België is de secretaris-generaal van de rooms-katholieke Bisschoppenconferentie van België de functionaris voor de bescherming van persoonsgegevens (Interdiocesaan Centrum vzw, Guimardstraat 1, 1040 Brussel, tel: 02 507 05 93, e-mail: ce.belgica@interdio.be).

Gedetailleerde beschrijving van de doeleinden van de verwerking:

Wat is het doel van de verwerking?

• Werking mogelijk maken van de pastorale noden ivm toedienen van sacramenten, liturgie en diaconie
• Administratie
• Vrijwilligersregister
• Betalingen via boekhouding
• Publicatie data en/of foto’s in Kerk&leven (parochieblad) / website PETH (http://peth.gc-m.be)

De verwerking gebeurt automatisch (digitaal) en handmatig (op papier).

Welke gegevens worden verwerkt? (naam, adres enz.)

• –  Naam, voornaam
• – Geslacht (Kind, Dhr./Mevr./E .P./E.H./Eerw. zuster)
• – Geboortedatum en -plaats
• – Doopdatum en -plaats
• – Postadres
• – E-mailadres
• – Rekeningnummer indien nodig
• – Telefoonnummer, gsm-nummer
• – Indien nodig namen van ouders of personen die het ouderlijk gezag uitoefenen
• – Foto

Wat is de bewaartermijn van de gegevens of welke criteria worden toegepast voor het bepalen van de duur ervan? 

Registers van vrijwilligers: data worden verwijderd indien de betrokkene niet meer actief is.

De persoonsgegevens opgenomen in de parochieregisters worden ad vitam aeternam bewaard.

Vindt er overdracht plaats van behandelingsgegevens aan een derde partij of organisatie?

Enkel naar het dekenaat of bisdom indien nodig.

Veiligheid en vertrouwelijkheid van de verwerking

Gegevens worden enkel verstrekt door de bevoegde personen aan bevoegde personen in de pastorale werking (alleen mensen die deze gegevens nodig hebben om hun taak uit te voeren kunnen beschikken over de gegevens).

Gegevens worden automatisch of handmatig beveiligd bewaard in de secretariaten van de pastorale eenheid Sint-Menas Tessenderlo-Ham en zijn beveiligd tegen nieuwsgierigheid van onbevoegden en tegen niet-toegestane bewerkingen.

Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft recht
– op toegang tot zijn gegevens;
– op rectificatie, bijwerking of verwijdering van zijn gegevens of het verwijderen van de link;

– om zijn toestemming te herroepen;
– om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Door het ondertekenen van het privacyformulier van de pastorale eenheid Sint-Menas Tessenderlo-Ham gaat betrokkene akkoord met de verwerking (geautomatiseerd of handmatig) van zijn/haar persoonlijke gegevens uitsluitend voor het doel/de doelen zoals gespecificeerd bij punt 2
en gaat eveneens akkoord met de overdracht van zijn/haar gegevens aan de derde partij/organisatie aangegeven bij punt 2, indien nodig.

GEGEVENSREGISTER

Wij houden gegevens bij over:

• dopelingen*, communicanten*, vormelingen* en hun ouders
• koppels die wensen kerkelijk te huwen
• vrijwilligers zoals catechisten, leden zangkoren, parochieploegen, leden kerkraden…
• abonnees Kerk & Leven, thuisgebonden mensen in kader van diaconie, leveranciers

(* kwetsbare categorieën: -16 jaar)

Minderjarigen

De pastorale eenheid St.-Menas Tessenderlo-Ham verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) nadat de ouder of wettelijke vertegenwoordiger daarvoor schriftelijke toestemming heeft gegeven.

Waarvoor houden we gegevens bij?

• Voor de organisatie van de catechesemomenten en andere voorbereidingen op de sacramenten
• Verzekering communicanten, vormelingen, leden zangkoren, vrijwilligers.
• Voor het bezorgen van uitnodigingen van activiteiten en vieringen.
• Voor het bezoeken van zieke en thuisgebonden mensen
• Facturatiegegevens van leveranciers in functie van de boekhouding.

 

Wat is de rechtsgrond?

• Onderlinge toestemming: de ouders van dopelingen, communicanten en vormelingen, koppels die wensen kerkelijk te huwen geven zelf hun gegevens op voor opname in de katholieke gemeenschap van de pastorale eenheid St.-Menas Tessenderlo-Ham.
• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (catechese bij initiatiesacramenten).
• de verwerking gebeurt vanuit een gerechtvaardigd belang van de organisatie, afgewogen tegenover rechten en vrijheden van de betrokkene: uitnodiging activiteiten en vieringen.
• Vrijwilligers hebben zichzelf aangeboden of zijn vrijwillig ingegaan op een vraag om mee te werken in een aspect van de werking van een kerkelijke gemeenschap.
• Abonnees: hebben betaald voor een abonnement.
• Leveranciers: boekhouding.

 

Welke gegevens houden we bij?

• Naam, adres, contactgegevens, datum van geboorte, doop, vormsel, huwelijk.
• Alle anderen: naam, adres, contactgegevens, facturatiegegevens i.f.v. de boekhouding, abonnering op Kerk & Leven en informering vrijwilligers.

 

Bron van de gegevens

• authentieke bron: alle gegevens werden aan ons verstrekt door de betrokkene zelf in het formulier dat zij invullen bij doop, eerste communie, vormsel of huwelijk.
• in geval van vormsel kunnen de doopgegevens komen van de parochie waar betrokken gedoopt werd.
• in geval van huwelijk kunnen de doop-, eerste communie- en vormselgegevens komen van de parochie(s) waar de betrokkenen gedoopt en gevormd zijn.

 

Waar houden we de gegevens bij?

• Parochieregisters: doopregister, vormselregister huwelijksregister, overlijdensregister.
• In excell- of Word-bestanden, op papier.

 

Wat doen we met de gegevens?

• registreren, raadplegen, wijzigen indien nodig, verwijderen indien nodig.
• attesteren indien aanvraag van andere parochie bij eerste communie, vormsel of huwelijk.
• gebruiken voor verspreiden uitnodigingen, boekingsverrichtingen en betalingen.

 

Hoelang bewaren we de gegevens?

• Ad vitam aeternam (ava) voor wat betreft de sacramenten.
• Totdat betrokkene zichzelf uitschrijft.

 

Hoe zijn de gegevens beveiligd?

• er is beperkte toegang voor bepaalde personen (o.a. door inlogprocedure).
• papieren documenten zitten veilig achter slot.

Beeldmateriaal en foto’s

• Gerichte beelden: Enkel na schriftelijke toestemming betrokkene of ouders.
• Overzichtfoto’s: Enkel tijdens publieke manifestaties (vieringen, conferenties, ontmoetingsdagen…).

 

Transparantie – Informatie aan de betrokkenen

De betrokken personen worden in kennis gesteld van de verwerking van persoonsgegevens door hen aan de organisatie bezorgd:

• Via aanmeldingsformulier voor (initiatie)sacramenten
• Via website en publicatie in Kerk & Leven